Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10.maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Heinrich Böll Stiftung Derneği Türkiye Temsilciliği (“Dernek”) tarafından hazırlanmıştır. Dernek olarak, kişisel verilerinizin güvenliği ve buna bağlı olarak özel hayatın gizliliği ilkesi doğrultusunda sizleri bilgilendirmek isteriz.
Öncelikle kavram karmaşası yaşanmaması amacıyla belirli terimlerin açıklaması yapılacak, ardından aydınlatma yükümlülüğümüz çerçevesinde veri sorumlusunun kimliği, işlenen kişisel veri örnekleri, kişisel verilerin işlenme amacı, kişisel verilerin üçüncü kişilere ve/veya yurtdışına aktarımı, veri toplama yöntemi ile hukuki sebebi ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sahibinin sahip olduğu haklar açıklanacaktır.
Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Özel Nitelikli Kişisel veri : Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler
Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinden gerçekleştirilen her türlü işlem
Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
Veri Sahibi/İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder.
- Veri Sorumlusunun Kimliği
Aydınlatma yükümlüsü muhatap Veri Sorumlusu,
“İstanbul Türkiye” adresinde kaim ve merkezi “Schumannstr. 8, 10117 Berlin” adresinde bulunan Heinrich Böll Stiftung Derneği Türkiye Temsilciliği’dir.
- İşlenen Kişisel Veriler ve Elde Edilme Yöntemi :
Kişisel verilerinizin bir bölümü bizzat tarafınızca; bir kısım bilgileriniz ise giriş çıkışlarda alınan ziyaretçi kayıtları vb. gibi fiziksel ya da elektronik yollarla temin edilmektedir. Tarafımızca işlenen kişisel verileriniz ve bunların elde edilme yöntemleri, sayılanlarla sınırlı olmamak üzere şu şekildedir:
Otomatik Yollarla Toplanan Kişisel Veriler: Çerezler veya diğer vasıtalarla otomatik toplanan kişisel veriler.
Veri Sahibi Tarafından Sağlanan Kişisel Veriler: Kimlik bilgileriniz, adresiniz, iletişim bilgileri, ve sair kanallar üzerinden herhangi bir şekilde tarafımızla paylaştığınız her türlü kişisel veriler.
Diğer Kaynaklardan Alınan Kişisel Veriler: Proje katılımcıları, tedarikçiler, konuşmacılar veya diğer üçüncü kişilerin (daha önce bu kişilere sağlamış olduğunuz izniniz kapsamında) ilettikleri banka hesap bilgileriniz, imza sirküleriniz ve benzeri kişisel veriler.
Yasal zorunluluk olmadıkça özel nitelikli kişisel veriniz elde edilmemekte ve işlenmemektedir.
- Kişisel Verilerin İşlenme Amacı ve Hukuki Sebebi:
Kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5.maddesinde belirtilen “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati için zorunlu olması”, “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”, “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” ve “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması” hukuki sebeplerine dayalı olarak;
- İş faaliyetlerinin ve hizmetlerinin yürütülmesi, planlanması ve icrası,
- Dernek çalışanları için iş akdi veya mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi
- İş ortakları veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi,
- Proje yönetimi süreçlerinin planlanması, takibi, icrası
- Yetkili kurum veya kuruluşlara bilgi temin edilmesi,
- Finans, muhasebe ve hukuk işlerinin takibi
- Dernek açık pozisyonlara uygun personel istihdamının sağlanması,
- Çalışanlar için yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası, çalışanların iş faaliyetlerinin takibi veya denetimi,
- Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası, kurumsal sürdürülebilirlik ve yönetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
- Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi,
- Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması,
- Doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması,
- Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması, takibi ve Dernek içi güvenliğin sağlanması amaçlarıyla sınırlı olarak işlemektedir.
Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri :
Kişisel Verileriniz Dernek ile aranızda kurulan ilişki devam ettiği sürece ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler uyarınca saklanacak olup; süreye ilişkin mevzuatta bir düzenleme bulunmaması halinde Kişisel Veriler veri işlendiği zaman yürütülen faaliyet amacının gerçekleşmesine kadarki süre kadar işlenmekte, daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Mevzuattan kaynaklanan özel bir durum olmadığı sürece kişisel verileriniz Dernek ile kurulan ilişkinizin sona ermesinden sonra olası taleplere ilişkin yasal zamanaşımı sürelerince saklanmaya devam edilmekte ve bu sürenin sonunda da silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir.
İş başvurularına ilişkin kişisel veriler – sonrasında olası ihtiyaç halinde tarafınızla tekrar iletişime geçebilmek ve yeni koşullara göre başvurunuzun yeniden değerlendirilebilmesi amacı ile - başvurunuzun tarafımıza ulaşmasından itibaren 2 yıl süre ile saklanmaktadır.
Veri Güvenliği :
Gerek fiziksel ve gerekse dijital ortamda saklanan tüm verilerle ilgili yeterli ve makul önlemler alınmış olup toplanan ve işlenen tüm verilerin korunmasına ilişkin sorumluluk Dernek’e aittir.
Verilerin Üçüncü Kişilere ve/veya Yurtdışına Aktarılması :
Dernek, kişisel verilerin aktarılmasında Kanun’da öngörülen ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından alınan kararlara uygun bir şekilde hareket etmektedir. Dernek tarafından ilgililere ait kişisel veriler ve özel nitelikli veriler ile ilgili kişinin açık rızası olmadan başka gerçek kişilere veya tüzel kişilere aktarılamaz. Bununla birlikte Dernek, KVKK ve diğer ilgili kanunların zorunlu kıldığı durumlarda, ilgilinin açık rızası olmaksızın, kişisel verileri mevzuattaki sınırlamalara bağlı olarak, yetkili idari veya adli kurum ve kuruluşlara aktarılabilir.
Bir kısım kişisel verileriniz örneğin tarafınıza yapmakla yükümlü olduğumuz ödemelerin gerçekleştirilebilmesi için ilgili bankalarla, yasal zorunluluklar nedeni ile ilgili vergi dairesi gibi makamlarla paylaşılmaktadır.
Yukarıda sayılan zorunluluklar dışında kimi durumlarda olası teşviklerin veya maliyetlerin hesaplanması vb. gibi amaçlarla bir kısım kişisel verileriniz bazı danışmanlık firmaları, işbirliği yapılan kuruluşlar, avukatlar, mali müşavirlerle de – söz konusu amaçla sınırlı kalmak kaydı ile- paylaşılmaktadır.
Benzer şekilde bütçe hesaplamalarının yapılabilmesi, üretim, maliyet plan ve hesaplarının oluşturabilmesi gibi bir kısım gereklilikler nedeni ile amaçla sınırlı olmak üzere bir kısım kişisel verileriniz Dernek merkezi ile veya yönetim kurulu üyeleri ile paylaşılmaktadır.
Dernek, merkezi “Schumannstr. 8, 10117 Berlin adresinde bulunan Heinrich Böll Stiftung e.V.’nin Türkiye temsilciliği konumunda olup iş faaliyetlerinin gerektirdiği durumlarda kişisel verileri işbu Almanya merkezli yurtdışı merkezine aktarabilmektedir. Yurtdışı ile paylaşım gerek Kurum’un ve gerekse ilgili mevzuatın öngördüğü sınırlamalar içinde yapılmakta, gerekli denetim ve önlemler alınmaktadır.
KVKK Kapsamında Haklarınız :
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11. maddesi kapsamında veri sahibi olarak kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurtiçi veya yurtdışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme, kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesini isteme, düzeltilen veya silinen verilerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen veriler münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edildiği takdirde aleyhe ortaya çıkan sonuçlara itiraz etme, kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğranılması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahip olduğunuzu hatırlatmak isteriz.
Konuyla ilgili her türlü taleplerinizi kimliğinizi tevsik eden belgelerle aşağıda belirtilen Dernek adresimize iadeli taahhütlü gönderi ya da şahsen yapacağınız yazılı başvuru ile ya da e imzalı olarak aşağıda belirtilen eposta adresimize iletebilirsiniz. Elektronik ortamda yapılacak başvuruların kimliğinizin tespiti amacı ile mutlaka elektronik imza ile yapılması gerektiğini hatırlatmak isteriz.
Adres : Heinrich Böll Stiftung Derneği Türkiye Temsilciliği,
Eposta : info@tr.boell.org
Telefon: +90 212 249 15 54
Web: www.tr.boell.org